Privacy Verklaring
In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens Hamiltonia verzamelt en bewaart, en waarvoor we die gebruiken. Daarnaast leggen we ook uit hoe we jouw gegevens beschermen.
Welke gegevens verzamelen we?
Voor marketing: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres. Deze verzamelen we door middel van contactformulieren via de website. Via onze nieuwsbrief is het mogelijk om verdere gegevens optioneel aan ons door te geven: reisvoorkeuren, zoals interesse voor groepsreizen, voorkeuren van bestemmingen, (mogelijke) reisdata, grootte en leeftijden van het reisgezelschap.
Tijdens het offerte traject en het boeken van een reis hebben bewaren naast bovenstaande gegevens ook het volgende: paspoortgegevens met o.a. officiële namen, documentnummers en geboortedatums van het reisgenootschap. Eventuele andere gegevens die wij nodig hebben voor het boeken van (onderdelen) van de reis. Gegevens over de gezondheid en/of geestelijke en lichamelijke toestand die van belang zijn voor het boeken en de uitvoering van de reis. Zo ook dieetwensen.
En voor het maken van betalingen houden we bankrekeningnummers en eventueel creditcardgegevens bij.
Ook slaan communicatiegegevens op, zoals e-mails en chatgesprekken, of notities van (telefoon)gesprekken.
Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?
Het uitvoeren van de reisovereenkomst, om jouw reis te boeken en te regelen.
Informatievoorziening, zowel voor als tijdens jouw reis, om je over belangrijke zaken te informeren die je nodig hebt voor het voortzetten van jouw reis.
Voor het maken van een offerte / uniek persoonlijk aanbod op basis van jouw wensen.
Marketing: voor de verzendlijst van onze marketingcommunicatie, maar ook voor het maken van persoonlijke aanbiedingen. Afmelden voor onze marketingcommunicatie kan altijd.
Delen van jouw persoonsgegevens
Dit doen we alleen als het echt nodig is voor jouw reis. We delen jouw gegevens niet met derde partijen die niets van doen hebben met het organiseren van jouw reis. Maar wel met:
Vliegtuigmaatschappijen, accommodaties en andere dienstverleners die jouw gegevens nodig hebben om je van dienst te zijn tijdens jouw reis. Daarbij is wel belangrijk dat we gegevens delen buiten de EU, waardoor het verwerken, bewaren en delen van gegevens onderhevig kan zijn aan lokale wetgeving. Hiervoor is Hamiltonia niet aansprakelijk.
Overheidsinstanties, indien we hier wettelijk toe verplicht zijn.
Hoe lang bewaren we je gegevens?
Voor marketingcommunicatie: tot uitschrijving of als het e-mailadres dat wij gebruiken inactief is geworden.
Paspoortgegevens en gegevens over de gezondheid: tot einde uitvoering reisovereenkomst.
Communicatiegegevens: maximum van twee jaar tenzij er reden is om deze langer te bewaren, zoals juridische procedures.
Beschermen van jouw gegevens
Niemand wil dat zijn persoonlijke gegevens gelekt worden. Jouw gegevens zijn alleen beschikbaar door geaccrediteerde medewerkers, die zich moeten houden aan geheimhouding omtrent persoonsgegevens. Daarnaast hebben medewerkers een actief Hamiltonia e-mailaccount nodig met wachtwoord en tweefactorauthenticatie om bij persoonsgegevens te komen. Persoonsgegevens worden centraal in een cloud opgeslagen en mogen nooit om een lokale schijf/computer worden opgeslagen. Ook mogen medewerkers bestanden met (lijsten van) persoonsgegevens niet als bijlage mailen.
Jouw rechten
Je hebt het recht om:
Informatie op te vragen over de persoonsgegevens die we van je verwerken.
Je persoonsgegevens te corrigeren of te verwijderen.
Bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Je persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij.
Verzoek van inzage van persoonsgegevens, en om bezwaar te maken, kan er gemaild worden naar travel@hamiltonia.nl
Wijzigingen in deze privacyverklaring
We kunnen deze verklaring nu en dan aanpassen of aanvullen. De meest recente versie zal altijd op www.hamiltonia.nl te vinden zijn.